Las necesidades de los hospitales y centros de salud son críticas y numerosas, por lo que es necesario un control eficiente para mantener la disponibilidad prevista del parque tecnológico y de su infraestructura hospitalaria. Recientemente, la pandemia provocada por el Covid-19 intensificó tales necesidades. La exigencia de atender eventos críticos se ha incrementado significativamente con la propagación del virus, especialmente en los sectores encargados de asegurar la disponibilidad del parque de equipos en operación, objetivos clave de la gestión de ingeniería clínica / biomédica y mantenimiento hospitalario, a fin de mantener los estándares de seguridad y eficiencia en el cuidado del paciente.
Es de suma importancia que toda actividad de mantenimiento sea diagnosticada y detallada, extremando la calidad y confiabilidad de los procesos involucrados. De este modo, podemos percibir la importancia de contar con un sistema dedicado para la gestión informatizada del mantenimiento (CMMS), que permite automatizar todas o la mayoría de las tareas de gestión. Teniendo en cuenta la velocidad con la que se intercambia y demanda la información en los modelos de gestión actuales, las métricas e indicadores de mantenimiento o KPI’s (indicadores clave de rendimiento) son fundamentales en la toma de decisiones y en el control en tiempo real de las acciones, planificadas o no.
Con el sistema Neovero, es posible acceder rápidamente a métricas e indicadores a través de dashboards: una herramienta avanzada y flexible que permite la visualización personalizada de datos y resultados seleccionados. Neovero permite configurar diferentes tipos de cuadros de mando, teniendo en cuenta la métrica utilizada y el modelo de salida de la información:
- Dashboards de monitoreo: proporcionan seguimiento en tiempo real del estado de diferentes situaciones dentro de una unidad, como equipos detenidos u órdenes de trabajo pendientes.
- Dashboards de informe: proporcionan listados de elementos delimitados por tiempo que sirven para informar conjuntos de datos, tales como equipos inactivos y/o pendientes de eliminación, por período y causa.
- Dashboards de indicadores: facilitan la visualización de todos los indicadores de mantenimiento, brindando resultados no solo útiles para el análisis de períodos pasados, sino necesarios para proyectar tendencias y, por lo tanto, predecir estados futuros.
Basado en estos modelos, el seguimiento periódico de los cuadros de mando favorece la toma de decisiones rápidas y precisas en tres bloques clave de la gestión estratégica:
Gestión de Eficiencia y Productividad
Como ejemplo de métricas e indicadores para el control de la productividad podemos mencionar:
- Número de servicios realizados por período, internos y externos.
- Productividad de talleres técnicos y servicios tercerizados.
- Seguimiento de fases y servicios pendientes.
- NDS (Niveles de Servicio -SLA’s)
- MTBF – (Mean Time Between Failures, o Tiempo Medio Entre Fallas)
- MTTR – (Mean Time to Repair, o Tiempo Medio de Reparación)
Dashboards de productividad, como el SLA para medir el Tiempo Medio de Atendimiento, es clave para todos los aspectos de la prestación del servicio, ya que permite monitorear la capacidad de respuesta y cumplir con los objetivos conforme los acuerdos con sectores o clientes.
Figura 1 – Dashboard del Sistema Neovero: Tempo Medio de Atendimiento.
Respecto al control de la Productividad de talleres y personal Técnico, el dashboard permite la visualización de la tasa de cumplimiento de las órdenes de servicio por parte de estos, así como las horas dedicadas por tipo de mantenimiento y/o familias de equipos biomédicos.
Figura 2- Dashboard del sistema Neovero: Produtividad Técnica.
La Productividad por Talleres también se puede visualizar a través del porcentaje de cumplimiento de las órdenes de trabajo de cada uno de los Talleres. En este ejemplo, podemos identificar las órdenes de servicio completadas, así como las órdenes abiertas y pendientes para cada uno de los talleres registrados.
Figura 3- Dashboard del sistema Neovero: Produtividad por Talleres.
Indicadores como MTTR y MTBF son fundamentales en la gestión del parque tecnológico hospitalario, ya que impactan directamente en la disponibilidad de los equipos. El siguiente tablero de MTBF permite identificar fallas crónicas e incluso predecir nuevas fallas.
Figura 4 – Dashboard del sistema Neovero: MTBF.
El cuadro de mandos de MTTR expresa los datos sobre el tiempo de ejecución de las reparaciones, siendo un índice de la eficiencia del personal técnico.
Figura 5 – Dashboard del sistema Neovero: MTTR.
Gestión de costos
Para el control financiero relacionado con el mantenimiento realizado, interno o externo, las métricas e indicadores de costo más utilizados son:
- Costo de materiales, piezas y recambios.
- Costos directos de servicios ejecutados;
- Contratos y servicios externalizados.
- Costo de mantenimiento vs costo de reemplazo.
Figura 6 – Dashboard del Sistema Neovero: Costo de Mantenimiento.
El panel de control de Costo de mantenimiento general nos muestra los valores acumulados en un período determinado, lo que nos permite identificar fácilmente los costos directos con piezas, proveedores y contratos al detalle.
Gestión de la calidad
Para gestionar la calidad de los servicios prestados y la disponibilidad de activos, el uso de cuadros de mando, como los presentados a continuación, son claves para mantener los estándares de seguridad del paciente durante los servicios médicos prestados.
- Análisis de causas y eventos adversos.
- Disponibilidad.
- Control de la cualificación técnica de los talleres y de sus integrantes.
- Evaluación cualitativa de servicios internos y externos.
El tablero de Satisfacción del Cliente para el control de la calidad del servicio, permite medir la evaluación dada por los clientes internos en relación a los servicios solicitados y prestados. A partir de los datos obtenidos, es posible trazar informaciones como el responsable técnico de la ejecución del servicio, motivo de la evaluación y el resultado obtenido.
Figura 7 – Dashboard del Sistema Neovero: Satisfacción del Cliente.
A su vez, el tablero de Disponibilidad de Equipos permite controlar el desempeño de los activos en un período determinado, con informaciones sobre operación, paradas y motivos de indisponibilidad. La garantía de seguridad y fiabilidad de los activos biomédicos es vital, ya que está intrínsecamente ligada al tratamiento y diagnóstico de los pacientes.
Figura 8 – Dashboard del Sistema Neovero: Disponibilidad de equipos.
Modelos, Configuraciones y Extracción de Datos
Según el formato de visualización, Neovero proporciona diferentes tipos de cuadros de mando personalizables, tanto de series temporales como con variables cuantitativas, a través de gráficos de líneas, de barra, de velas o de dispersión, que permiten analizar de forma rápida y sencilla estados, evoluciones y tendencias.
Asimismo, el usuario puede personalizar los datos de salida y los gráficos resultantes, aplicando filtros a las series temporales a las variables cualitativas necesarias, para centrar el análisis en los periodos o clases de interés. En caso, todas las métricas están disponibles para descargar en formato .xls, .doc o .pdf.
Figura 9 – Ejemplo de aplicación de filtros en el sistema Neovero.
Como hemos podido comprobar a lo largo del artículo, Neovero facilita, a través de nuestra herramienta de Dashboards, el procesamiento de datos y la visualización de métricas e indicadores claves para gestionar, de manera eficiente y sencilla, el parque tecnológico de activos biomédicos y la infraestructura de las instituciones de salud.